【档案学习】工程档案预验收和报送及常用问题

范例资料

工程档案预验收申请不需提交完整的移交目录册和工程档案，但提交的移交目录须有概况表、案卷目录、卷内目录，工程档案须有基本组卷的工程准备阶段文件、监理文件、各分部的验收记录、建筑和结构竣工图各一卷、已产生的竣工验收文件。

工程档案预验收申请时不强制要求提交建设工程档案专业验收报告。

Q:

预验收和报送的建设规模应如何填写

A:

工程档案预验收时填写的建设面积参照《建设工程规划许可证》，工程档案报送则参照《建设工程规程验收合格证》。但工程档案预验收和报送两个阶段的建筑物应匹配。

Q:

应在工程的哪个时间段办理建设工程档案预验收与报送为好？

A:

档案的预验收最好在报规划验收前一个月就应该开始准备，应在工程土建分部完成，质检站也已经完成相关的质量检查后，在准备申请各个专业验收之前（相当于到了工程最后的阶段准备竣工验收之前）就应该申请档案预验收。在取得各个部门的专业验收报告后，办理竣工备案前就需要申请档案报送。

Q:

没有规划报建，只有违法建设处理的建设工程如何办理档案预验收？

A:

档案预验收时，可按照档案的现状提供检查，有什么资料就提供什么资料。对于没有规划报建资料，只有违法建设处理资料的建设工程，可以不要求规划报建资料，只收集、整理违法建设处理和其它已有的资料前来办理。

Q:

120平方米的垃圾站或一些局部改建工程是否要办理档案预验收？

A:

档案预验收没有面积的界定，根据《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府[2013]9号）的规定，列入城市建设档案管理机构档案接收范围的工程，建设单位在建设工程规划验收前，都要申请办理档案预验收。我馆会视具体情况出具《预验收认可书》或《免于办理预验收的复函》。

Q:

历史建筑很多资料缺失，如何办档案预验收和验收？

A:

建设单位在移交说明中写清楚缺失情况，我馆会根据实际情况进行处理。

Q:

小区内燃气工程是否要办理档案预验收？

A:

根据原广州市规划局《广州市规划局关于印发〈广州市庭院燃气管道工程简化规划报建程序实施办法〉的通知》（穗规〔2014〕1499号），自2014年7月1日起取消红线范围内庭院燃气管道工程建设工程规划许可证，故小区内的燃气工程可不办理档案预验收和报送。

Q:

哪些工程可办理免于预验收的复文？

A:

对于以下三种工程，可办理免于预验收的手续，但仍需向我馆立案申请，我馆办理后以复文的形式告知。

⑴已移交工程档案的工程。

⑵局部改造或装饰装修工程，不涉及增加建筑规模、不改变建筑结构的工程。

⑶规模较小的工程，如独立建设的门卫室、围墙等。

⑷保密工程。

Q:

哪些工程不需办理档案预验收?

A:

临时建设工程和私人住宅工程不需来我馆申请办理档案预验收。

问：加建电梯工程是否要办理档案预验收?

答： 对于以单位名义申报的加建电梯工程需办理档案预验收，对于以私人名义（如业主委员会）申报的加建电梯工程不需办理档案预验收。

Q:

市政工程、管线工程应在什么阶段办理工程档案报送？

A:

根据《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府[2013]9号）第十三条的规定，市政、管线工程应在规划验收前申请工程档案预验收，结合市政、管线工程在规划验收时已竣工的特征，我馆对该两类工程的工程档案在预验收时就一并接收档案。所以市政、管线工程在预验收时就要提交一套完整的、符合《建设工程档案编制规范》（DBJ 440100/T 153—2012）要求的移交目录册（一式两份，含电子目录）和工程档案。

Q:

建设工程档案电子目录指的是什么？

A:

建设工程档案电子目录指的是由电子报送系统形成的工程档案目录，以只读光盘作为载体，与纸质移交目录册相对应。

问：如何获取电子报送系统？

答：建设单位在工程竣工验收前6个月在广州市城市建设档案馆网址（http://www.gzuda.gov.cn/index.asp）下载建筑工程档案电子报送系统安装包，并来城建档案馆领取电子报送系统加密软件后一并安装使用。领用电子报送系统加密软件需提供由建设单位出具的领用证明，同一工程只允许领用一套。领用需提供项目的工程名称，并自带U盘拷贝。

Q:

工程档案移交归档后，需要利用时如何办理？相关部门是否认可当原件使用？

A:

可以在珠江新城政务中心6楼广州市城市建设档案馆窗口申请档案利用，将需要的文件复制利用，广州市城市建设档案馆将在复制件上加盖章，当原件使用，相关部门是认可的。

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